Blueprint, planificación de procesos de trabajo en Zoho CRM

Recientemente, Zoho CRM ha añadido una opción muy interesante que permite guiar al comercial en el proceso de ventas. Blueprint (proyectos, en su traducción al español), va a permitirnos esto.

Desde la captura de un posible cliente hasta el cierre de la oportunidad, se van a seguir una serie de pasos que cada usuario puede realizar de una forma distinta. Blueprint va a permitirnos generar una réplica del proceso comercial definido en la empresa, posibilitando que todos sigan el mismo flujo.

Generalmente vamos a utilizar las fases con este fin, aunque tendremos la posibilidad incluir otros campos disponibles. Como podemos ver en el gráfico anterior, la idea es tener definido un proceso secuencial partiendo del comienzo hasta el cierre (ya sea consiguiendo la venta o no) de la oportunidad.

El proyecto va a estar definido por dos elementos: estados y transiciones. El estado, siguiente con el ejemplo, van a ser las fases descritas en nuestras oportunidades (aquí tendremos un estado por cada fase). Entre dos fases vamos a poder definir las transiciones (representadas en azul en la imagen) vamos a poder definir las acciones a seguir.

• Antes. En este caso vamos a definir las condiciones para que se muestre la transición

• Durante. Va a permitirnos definir ciertas acciones cuando se ha llegado a la fase. Ejemplo de esto puede ser la obligatoriedad de rellenar ciertos campos, tomar notas o por ejemplo o realizar comprobaciones.

• Después. El CRM va a permitir definir qué se debe realizar una vez realizada la transición. Principalmente está orientado al envío de emails para notificaciones y/o la creación de tareas que ayuden al usuario a conocer los siguientes pasos a realizar. Otras opciones que tenemos sería la actualización de campos, el uso de webhooks y/o custom actions. Estos dos últimos casos van a posibilitar el lanzamiento de desarrollos

Debemos tener en cuenta también, que Zoho CRM va a bloquear las fases de la oportunidad para asegurarnos de que los usuarios sigan los flujos.

Como podemos ver en la imagen anterior, para que el usuario pueda continuar deberá realizar clic en los botones que se muestran. Estos serán los distintos destinos que tenga configurada la transición.

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