Compartir registros en Zoho CRM

Zoho CRM ha presentado una nueva funcionalidad que nos permitirá compartir individualmente todo tipo de registros (contactos, cuentas y oportunidades) con nuestros compañeros.

Hasta ahora, dependíamos de las funciones de Zoho o del uso compartido de los datos para compartir con nuestros compañeros, pero sólo era posible hacerlo de manera general y no registro por registro. Es decir, si lo deseábamos podíamos compartir TODOS los contactos, cuentas u oportunidades, pero no uno en concreto. Esta nueva característica sí nos lo permite.

Funciones

Las funciones marcan la jerarquía de la empresa en lo relativo a la posibilidad de compartir nuestros registros:

Así, en el ejemplo que vemos en la imagen, el CEO vería todos los registros, el manager vería los suyos y los de las dos funciones que tiene por debajo, el comercial vería los suyos y los del Demo User y éste vería sólo los suyos propios.

Adicionalmente podemos elegir si cada función comparte datos lateralemente accionando el check de compartir con colegas

Si lo dejamos marcado, los manager verán los registros de las otras personas que tengan su misma función.

Ajuste de uso compartido de datos

El ajuste de uso compartido de datos nos permite, módulo por módulo, definir cómo queremos que se compartan los datos.

Podemos, como vemos en la imagen, definir si marcamos un módulo como privado, de sólo lectura o con permiso de edición y eliminación pública.

Compartir registros uno a uno

Como decíamos al inicio, las opciones de las funciones y el uso compartido de datos, nos permiten compartir todos los registros o algunos módulos en concreto, pero hasta ahora no era posible compartir un registro concreto.

Con la última actualización de Zoho CRM en su versión enterprise, es posible compartir cada registro de manera individual. Es decir, vamos a poder compartir un cliente, una oportunidad o cualquier otro registro con cualquiera de nuestros compañeros.

Para ello, debemos activar la posibilidad de compartir en los perfiles de Zoho:

De manera individual o masiva

La posibilidad de compartir registros, se hará de manera individual o masiva: