Organizar las tareas pendientes, reuniones y calendarios de los equipos de recursos humanos es siempre una asunto complicado y mucho más para aquellos que se dedican a la selección de personal, para ello Zoho propone la creación de flujos de trabajo en Zoho Recruit, para aumentar la productividad de los equipos y mejorar su coordinación. Os contamos todo sobre los flujos de trabajo con Zoho Recruit: su configuración y como sacarles el máximo partido.

Creación de flujos de trabajo en Zoho Recruit

Para comenzar es fundamental tener claro el ciclo de actividades que queremos automatizar y definir los pasos que debe atravesar el flujo. Lo vemos en el siguiente ejemplo:

En Conpas necesitamos crear una cadena de correos para que se envíen ciertas notificaciones a los candidatos conforme vayan finalizando determinadas tareas ( test, evaluaciones etc.) para, por ejemplo, fijar una entrevista. Para este flujo de trabajo necesitaríamos hacer lo seguiente:

  • Crear las plantillas de correo electrónico con el texto del mail que se debe enviar en cada etapa, por ejemplo tras la primera aplicación.
  • Especificar el criterio que debe activar los envíos.
  • Definir qué tipo de envío queremos realizar ( mail / sms / ambos)

ejemplo de flujo de trabajo en Zoho Recruit

Flujos de trabajo en Zoho Recruit para favorecer la comunicación interna

La comunicación interna es una pieza clave en cualquier empresa, potenciar la comprensión entre las diferentes áreas de la compañía y la automatización de comunicaciones, son dos elementos clave para mejorar la productividad de la empresa y optimizar procesos.

Con los flujos de trabajo de Zoho Recruit establecemos un sistema de gestión similar al de una carrera de relevos. Cuando se hace una entrevista, se toma una decisión sobre una proceso, o se eleva una candidatura a una fase superior, podemos hacer que automáticamente se envíe un mail  para notificarlo al personal correspondiente o crear una tarea para la próxima semana, importarla al calendario, lanzar un recordatorio horas antes para tenerlo presente…

Ademas, los flujos de trabajo nos ayudan a evitar errores, ya que podemos hacer una reflexión previa de quién debe hacer cada tipo de tarea y sobre todo la automatización de procesos y la creación de recordatorios es clave para hacer un seguimiento óptimo de las tareas y evitar olvidos.