Zoho Books nos permite la gestión de pagos, cobros y transacciones, sin duda una de las actividades más sensibles de cualquier corporación, por tanto, para garantizar en la medida de lo posible que no se comenten errores en los procesos  Zoho Books, el software financiero de Zoho, permite la configuración de flujos de aprobación. Con la función de aprobación habilitada, podemos crear un flujo de trabajo  mediante el cual los empleados tras crear las transacciones las enviaran al usuario asignado para su aprobación.

¿Cómo habilitar la aprobación de transacciones de Zoho Books?

Para activar la aprobación de transacciones debes seguir los siguientes pasos:

  • Ve al apartado Configuración de Zoho Books
  • Selecciona Preferencias
  • Habilita la opción de “Aprobar Transacciones”
  • Pulsa “Continuar”

Una vez habilitado el administrador tendrá ya acceso para gestionar la aprobación de transacciones. Además es posible habilitar la función de aprobación para otros usuarios.

flujos de aprobacion en Zoho Books

Ventajas de implementar la aprobación de transacciones en Zoho Books

Mayor Exactitud: Las reglas propician un flujo de trabajo de doble verificación que hace mucho más improbable que transacciones incorrectas puedan llegar a ser enviadas.

Mayor Eficiencia: El proceso de aprobación está completamente automatizado, no es necesario cruzar mails o llamadas entre el creador y el supervisor. Zoho Books envía automáticamente al administrador una notificación indicándole la tarea.

Mayor Productividad: El flujo de trabajo queda completamente estandarizado y el protocolo definido, de manera que la emisión y validación de documentos se lleva a cabo sin interrupciones ni pausas innecesarias.

 

Como ejemplo de la aplicación práctica de esta funcionalidad Zoho plantea el siguiente supuesto:

El propietario de un negocio acaba de recibir la llamada de un cliente informándole de un error en una orden de venta. Al revisarla detecta que efectivamente uno de sus empleados de reciente incorporación ha cometido un error en el importe. Esta problemática podría haberse eliminado si dicho propietario hubiera podido revisar y validar las órdenes de venta emitidas.