La metodología ágil y el proceso Scrum ideados inicialmente para el ámbito del software se han extendido para la gestión de procesos de negocio en todo tipo de sectores.

¿Qué es la metodología ágil y el proceso Scrum?

El planteamiento básico es la “adopción de una estrategia de desarrollo incremental, en lugar de la planificación y ejecución completa del producto/proyecto” o, dicho de otra forma, cuando un cliente nos solicita un proyecto, en lugar de ofrecerle un precio cerrado por un proyecto completo, le ofreceremos la posibilidad de dividir el proyecto en etapas, de manera a lo largo del mismo y fruto a la colaboración entre el cliente y el director de proyecto, conoceremos de manera mucho más concreta las necesidades, requerimientos y prioridades para lograr una mayor satisfacción y un producto final más personalizado y operativo.

Para entenderlo mejor, quizá sea más sencillo proponer un ejemplo:

Supongamos una empresa dedicada a la formación necesita un software ERP para gestionar sus procesos y la relación con sus alumnos. Sabe que necesita gestión de aulas, grupos, formadores, emisión de documentación, etc

A la hora de buscar un proveedor de software, tiene una idea de sus requerimientos y procesos, pero es difícil que pueda transmitir todo lo que necesita, así como los niveles de prioridad. Tampoco conoce la dificultad de los desarrollos que está solicitando.

Con la metodología tradicional, se haría una toma de requerimientos y se estimaría un coste total del proyecto. El producto final se ajustaría al alcance definido en esta fase pero, al no conocer el cliente en detalle cómo funcionaría el software, es posible que no se logre un resultado 100% operativo para la empresa.

La metodología Scrum, sin embargo, plantea el proyecto de otra manera. Divide el mismo en ciclos o Sprints, cuya duración es inferior al mes (de dos a cuatro semanas). Al final de estos periodos se muestran resultados al cliente. Tenemos la posibilidad de ordenar las tareas pendientes de acuerdo con la prioridad y agregar nuevas tareas en cualquier momento, incluso si deben atenderse antes que otras. Dicho de otro modo, si dividimos el proyecto en Sprints iremos definiendo el mismo con el cliente en función de sus necesidades y prioridades.

Volviendo al ejemplo de la empresa de formación, supongamos que solicitan un desarrollo concreto dentro del aplicativo. A priori es muy complicado medir el tiempo que dicho desarrollo puede suponer. Sin embargo, si el proyecto está dividido en microproyectos o Sprints, sí es posible medir de una manera más real los tiempos de cada una de las partes.

Así, si hablamos de una implantación de software, el primer sprint debería abarcar el embrión del proyecto, teniendo en cuenta (y esto es la base de esta metodología) que al finalizar el mismo, debemos de tener un entregable para el cliente: una pequeña aplicación sobre la que posteriormente continuaremos desarrollando en sucesivos sprints.

La ventaja fundamental de este método es la enorme flexibilidad del mismo, pues podremos adaptar cualquier proyecto en cualquier momento lo que permite minimizar los riesgos de manera colaborativa, incentivando la productividad y la calidad. Además se realiza un seguimiento diario de los avances del proyecto, logrando que implantador y cliente estén unidos y comunicados.

Proceso Scrum con Zoho Sprints

Zoho, consciente de la importancia de esta metodología ha lanzado la herramienta Zoho Sprints, una aplicación de gestión de proyectos que utiliza la metodología ágil.

Zoho Sprints