En este año, más en concreto, el 25 de mayo, se avecina tormenta en las empresas que usen email marketing. Como ya deberían saber, en esta fecha, entra en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este texto, trae consigo cambios que afectarán directamente a las estrategias de marketing de las empresas. La Unión Europea, en su afán de unificar las leyes entre los países miembros, ha sacado esta nueva normativa. Su objeto es proteger los derechos del usuario y asegurarse de que únicamente reciben mails con la información que desean.

Desde la perspectiva del consumidor, esta ley, satisface su vieja demanda de poder librarse de los emails de marketing molestos. Sin embargo, para las empresas, la RGPD o GDPR les plantean un futuro incierto. En este post, daremos luz a esta nueva situación que se nos plantea para el email marketing. También vamos a analizar las claves para adaptarse de la mejor forma a esta nueva normativa.

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Principales retos de la entrada en vigor de la RGPD (GDPR)

Los retos que se nos plantean dependen de lo respetuosa que sea nuestra política de marketing con los usuarios. Si nuestra política de marketing no consiste en bombardear a nuestros contactos con mails, debemos estar tranquilos. Es decir, si busca ofrecer contenidos interesantes a sus usuarios, a penas va a notar el cambio a la RGPD. Los principales cambios de esta normativa afectarán a la obtención y al almacenamiento de datos, así como, al consentimiento de su uso por parte de los usuarios. A continuación vamos a detallar un poco más las transformaciones que debe sufrir nuestra política de marketing.

Justificación para el uso de los datos de nuestra base de datos

A partir del 25 de mayo, debemos ser capaces de demostrar un propósito explícito y específico para usar los datos. Es decir, para cumplir la nueva ley, tenemos que poder justificar porque tenemos los datos de un determinado cliente. Es necesario aclarar que con la entrada en vigor de la RGPD, los datos profesionales, pasan a considerarse personales. Dicho de otra forma, hemos de justificar también el porqué de esos datos. Hasta la fecha, esto no era así, por lo que hemos de prestar especial atención a este punto.

Consentimiento explícito para participar en listas de correo

Esta norma, nos obliga a obtener el permiso explícito de nuestros usuarios para poder incluirlos en nuestras actividades de marketing. Esto implica que métodos muy utilizados en la actualidad, quedan totalmente fuera del terreno de juego. Un ejemplo de esto, es el marcado automático de recuadros en formularios. Es decir, a partir de ahora, queda prohibido que, por defecto, esté marcada la casilla conforme desea recibir información. Además, la redacción de los mensajes para obtener el permiso del usuario para recibir información debe ser claro y específico. Dicho de otra forma, en este mensaje debe expresarse con toda claridad su finalidad.

Una de las mejores opciones para cumplir estos requisitos es el doble opt-in. Con ello, conseguiremos demostrar que los usuarios han dado su consentimiento de forma voluntaria y explícita.

Facilidad para modificar o eliminar los datos personales

Los usuarios tendrán el derecho de pedir, a las empresas, que modifiquen o eliminen sus datos cuando ellos quieran. Es decir, no podremos conservar los datos de alguien que se haya dado de baja de nuestros servicios de marketing. Además, el usuario, tiene que poder cancelar la suscripción a nuestras campañas de email de forma sencilla. Traducido a la vida real, en las comunicaciones de la empresa debe haber un enlace para cancelar esa suscripción fácilmente. Además, este debe ser perfectamente visible y fácil de encontrar. De esta forma, garantizaremos el derecho al olvido de cualquier usuario, uno de los objetivos de esta ley.

Almacenamiento de los datos del usuario

Las empresas que almacenen datos recopilados al usuario, deben garantizar su protección y almacenamiento seguro. Otra novedad importante, es poder demostrar que los usuarios han dado el consentimiento para la custodia de sus datos. Esto quiere decir que la empresa debe poder presentar pruebas de la obtención del consentimiento de sus contactos. Es decir, en caso de disputa judicial tiene que presentar toda la documentación que acredite su buen hacer. Por esta razón, se debe almacenar toda esta información para acceder a ella si las autoridades lo requieren.

Bases de datos existentes

Llegados a este punto, os estaréis preguntando que ocurre con las bases de datos que ya tenemos. Pues bien, como ya hemos comentado anteriormente, depende de la política de marketing de tu empresa. Si los contactos de la base de datos, se han obtenido cumpliendo la legislación vigente, no tienes motivo para preocuparte. De todas formas, es recomendable aprovechar esta oportunidad y limpiar nuestra base de datos. Es decir, podemos eliminar aquellos contactos que no consuman nuestros contenidos. De esta forma, se mejorará la calidad de nuestra base de contactos.

Oportunidades de la entrada en vigor de la RGPD (GDPR)

En principio, la entrada en vigor de esta normativa, complicará las cosas en lo que al email marketing se refiere. Pero también hay nuevas oportunidades que surgen de la aplicación de la RGPD. Esta ley, beneficiará a las empresas que trabajen de forma ética y obligará a usar las mismas reglas de juego. Esto provocará que todas las empresas estén en igualdad de condiciones a la hora de utilizar el email marketing.

Al actualizar nuestra base de datos, vamos a conseguir llegar únicamente a los usuarios que le interesen nuestros contenidos. De esta forma, se van a conseguir mejorar las tasas de apertura, rebote, baja de newsletter, etc. Así, tanto para empresas, como para consumidores va a disminuir la frustración respeto a las campañas de marketing. Es decir, se conseguirá un mayor número de contactos satisfecho, al llegar, únicamente, a la gente interesada en nuestros contenidos.

Otra oportunidad surgida de esta nueva ley, y que debemos aprovechar, es la obtención de “feedback” de nuestro email marketing. Es decir, cuando un contacto quiera dar de baja la suscripción a nuestras campañas, podemos aprovechar para extraer información. Con un formulario sencillo y concreto podemos sacar información sobre las causas de esta baja. De esta forma, podemos mejorar, a futuro, nuestra estrategia de email marketing. Además, debemos tener presente que este puede ser el último contacto con esa persona. Por ello, debemos aprovechar esta ocasión para “dejarle un buen sabor de boca” y ofrecer otras alternativas. De esta forma, puede que podamos mantener este contacto en otro lugar, por ejemplo en una red social. Así no será un adiós para siempre.

Conclusión

La RGPD, va a provocar cambios en nuestras estrategias de marketing pero también nos abrirá nuevas posibilidades. Así que, la respuesta a la primera pregunta, no es inmediata y dependerá de la casuística de cada empresa particular. En definitiva, a corto plazo esta norma va a suponer tiempo y dinero para adaptar nuestras bases de datos. Sin embargo, a largo plazo, esta nueva ley conseguirá mayor satisfacción tanto en usuarios como en empresas.