Portales en Zoho: CRM, Desk y Books

23/09/2020
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¿Portales en Zoho? ¿Sabías que las aplicaciones de Zoho te ofrecen un portal estándar para tus clientes, proveedores o personal externo? Tanto para gestionar tickets o tareas financieras como para controlar registros. Descubre todo lo que Zoho puede ofrecer en este post.

¿Qué son los portales en Zoho?

Para algunas aplicaciones de la suite de Zoho existe la posibilidad de tener un portal a través del que se le da acceso al personal externo a la empresa. Se trata de webs a las que un usuario ajeno a la empresa puede acceder para consultar ciertas informaciones o hacer algunas gestiones como consultar pagos, registros, preguntas frecuentes, etc., dependiendo de la herramienta a la que hagamos referencia.

Portal en Zoho CRM

El portal de Zoho CRM tiene las siguientes funcionalidades:

Crear, editar o eliminar registros del módulo al que se otorga el acceso (pueden ser leads, contactos, oportunidades…).
Gestionar los registros asociados al usuario, como pueden ser oportunidades de venta, por ejemplo.
Editar campos de la ficha de un contacto, cuenta u oportunidad.
Clonar registros.

Se pueden configurar hasta 5 portales. El primero es gratuito hasta 1.000 usuarios y sólo puede ser creado para el módulo de Contactos. En caso de necesitar más portales o para diferentes módulos tendría coste.

¿Para qué casos podría ser útil?

La gran utilidad de estos portales es la de poder compartir la información que se desee sin necesidad de dar acceso completo al CRM. Esto puede ser especialmente interesante en el caso de negocios franquiciados, en los que se utiliza el CRM para las labores comerciales y de seguimiento. Para los establecimientos dependientes de la franquicia, se puede crear un acceso para que vean la información asociada a ellos.

Otro caso de uso sería por ejemplo para socios comerciales. En este caso, se administraría el negocio desde Zoho CRM y se le daría acceso al portal a cada uno de los socios para que viesen los datos de un módulo en concreto o para que hiciesen las gestiones comerciales necesarias.

Portal en Zoho Desk o «Centro de Ayuda»

El portal de Zoho Desk está concebido como un Centro de Ayuda al cliente. Para estos se hace mucho más sencillo poder encontrar las soluciones a sus problemas de una forma sencilla y sin tener que aguantar largas esperas. Por otro lado, la empresa se beneficia de un aumento de productividad, ya que no tienen que invertir recursos en responder cuestiones sencillas y pueden dedicarse a resolver aquellas más complejas.

Este portal incluye las siguientes funcionalidades:

Disponible para varias marcas, cada una de ellas puede tener su propio Centro de Ayuda.
Totalmente personalizable, de acuerdo a la estética de la marca o de la web corporativa.
Acceso seguro, que se puede configurar para que sea público o con configuración de cuenta para el usuario.
Posibilidad de agregarlo al dominio, como una extensión de la página web.
Integrado con Google Analytics.
Incluye una base de conocimientos en la que poder buscar por palabras clave o por preguntas más frecuentes.
Seo Friendly: con metatítulos, palabras clave y descripciones.
En el caso de las preguntas para las cuales se requiere atención personal, los clientes pueden enviar tickets desde el Centro de ayuda. También pueden supervisar los estados de los tickets o responder a los comentarios del equipo en la misma interfaz.
Integra todo el servicio de asistencia para que los clientes no tengan que dirigirse a otros sitios a buscar respuestas.

Portal en Zoho Books

El portal de cliente en Zoho Books es un espacio donde el usuario puede llevar un control y registro de todas sus transacciones. Desde este apartado se pueden aceptar facturas, realizar pagos, modificar datos de facturación, entre otras cosas.

A continuación se detallan las funcionalidades del portal en Zoho Books:

Visualizar presupuestos y aceptarlos por parte del cliente.
Comprobar que un cliente ha visto una factura.
Gestionar los pagos de facturas.
Visualizar los pedidos y hacer tracking de los pagos.
Aceptaciones de tiempos imputados antes de facturarlos.
Obtener reseñas de los clientes acerca de las labores o trabajos que se llevan a cabo con ellos.
Interactuar con los clientes.
Actualizar y gestionar la información de cliente.

Cómo se configura

Para configurar el portal para los clientes sigue los siguientes pasos:

Ve a Ventas> Clientes.
Selecciona el cliente al que quieres darle acceso y haz clic en Configurar Portal de cliente o bien habilítalo en la sección de otros detalles.
Selecciona los contactos a los que quieres darles acceso y establece la contraseña de acceso.
Haz clic en guardar y se enviará un email al cliente para invitarlo al portal.

Otros portales: Zoho Creator

Con Zoho Creator existe la posibilidad de crear un portal un poco más personalizado que en los casos anteriores. Este puede incluir info de varias apps de Zoho.

Por ejemplo, serviría para que cada usuario pudiese gestionar los tickets y facturas en un mismo lugar, sin necesidad de moverse a través de los portales de Desk y Books. Por otro lado, se podría crear también un portal de pedidos conectado con las demás aplicaciones de Zoho. Y así las posibilidades pueden ser infinitas.

Si tienes una idea en la mente y quieres saber si se podría materializar con Zoho Creator contáctanos a través de este formulario y te daremos más información.