¿Qué es un trato en Zoho?

Un trato, también llamado oportunidad, es un acuerdo comercial entre una empresa y un consumidor. Este acuerdo suele generar unos ingresos para la empresa, que debe darle seguimiento para que se convierta en una venta final. Para gestionar todo este proceso, Zoho CRM es la herramienta perfecta. 

¿Qué es un trato en Zoho CRM?

En cualquier organización, los tratos son las metas esenciales para generar beneficios. Zoho CRM, como gestor de la relación comercial con los clientes, se centra en dar la importancia que corresponde al módulo de las oportunidades. Llama trato a cualquier oportunidad de venta que surja del interés de un lead en los productos o servicios que ofrece la empresa. Este lead puede ser tanto una organización (B2B) como una persona (B2C). Zoho lo denomina como trato, oportunidad o acuerdo, por lo que veréis esta terminología indistintamente.

Una vez que se produce este acuerdo, puede pasar por numerosos estados hasta que se cierra o se pierde. Esto se denomina proceso de ventas.

Crear un trato en Zoho CRM

¿Cómo crear una oportunidad o trato en Zoho CRM? Es muy sencillo. Se puede hacer por cuatro vías.

1. Manual. Se crea una oportunidad y se van rellenando los datos de forma manual.
2. Clonar. Se escoge un trato que tenga aspectos en común con el que se quiere crear y se duplica para cambiar los datos que procedan.
3. Importación. Los datos se importan de soluciones o recursos externos, a través de archivos CSV o XLS.
4. Conversión de un lead en una oportunidad.

En la generación de oportunidades, Zoho CRM permite una absoluta personalización de los campos. Sin embargo, hay ciertos aspectos que es preciso cubrir: propietario del acuerdo, nombre del acuerdo, nombre de la cuenta, fecha de cierre y etapa o fase en la que se encuentra.

Fases del trato en el CRM

El proceso de ventas suele constar de los siguientes estados: cualificación, negociación, propuesta de valor y cierre de venta.

• Cualificación.
• Negociación.
• Propuesta.
• Cierre.

Aunque, por regla general estas sean las fases, el proceso es totalmente customizable y se puede gestionar de dos formas. Por un lado puede ser un proceso abierto, en el que el usuario avance o retroceda libremente entre todas las fases. Por otro, se pueden establecer condiciones para moverse de un estado a otro, de modo que esté mucho más controlado. Asimismo, en cada oportunidad se puede consultar el histórico de fases por el que ha transcurrido el proceso, de forma que se sabe la fecha, quien lo ha modificado, entre otros datos.

Otra funcionalidad interesante del CRM es que se puede automatizar la creación de tareas en función de la fase en la que se encuentre la oportunidad. Esto quiere decir que, si por ejemplo estamos en fase de negociación sería bueno que se generase una tarea para comprobar como prosigue el proceso. Todo este mecanismo se articula a través de los blueprint, flujos de trabajo automatizados que se pueden personalizar desde el panel de configuración del CRM.

Configurar alertas de gran negocio en Zoho CRM

Las alertas de Big Deal o gran negocio es una funcionalidad del CRM que permite avisarnos de cuándo estamos ante una gran oportunidad. ¿Qué es un big deal? Pues un trato que tiene muchas posibilidades de ser cerrado. La utilidad de crear alertas en estos casos es que permite a todos los miembros del equipo estar al tanto de lo que está sucediendo. Además, facilita su gestión aportándole prioridad.

La alerta de Big Deal es una de las pocas reglas que viene predeterminada dentro de Zoho CRM. Para configurarla es necesario entrar en las reglas de flujo de trabajo dentro de configuración. Desde ahí, se pueden editar los detalles, como las acciones que desencadena.

Ventajas del módulo trato/oportunidad

• Facilita cerrar más ventas, ya que aunque parezca mentira a veces a los comerciales también se les escapan las ventas por despistes, confusiones o errores en el proceso comercial.
• Hace una gestión más eficiente de las posibles ventas, de forma que no se desperdician recursos como tiempo o dinero.
• Permite optimizar y aumentar la productividad, tanto de la empresa como de los trabajadores por varias razones:
  • Asociación de las tareas correspondientes a cada proyecto.
  • Visualización directa y esquematizada de cada uno de los pasos que se han dado en el proceso.
  • Acceso de una sola vista a toda la información contextual.

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