Desde la entrada en vigor de la RGPD (25 de mayo del 2018), se han de adoptar ciertas medidas para cumplir la normativa en cuanto a materia de comunicaciones por email. Zoho, con Zoho Campaigns, ha incorporado ciertas funcionalidades esenciales para estar al día en cuanto al cumplimiento de la normativa.

Zoho Campaigns le ayuda con la RGPD; mantenga sus listas de contactos con doble aceptación (doble opt-in)

Gracias al procedimiento de Doble Opt-in, o proceso de doble aceptación, tendrá en sus listas de coreo sólo aquellos usuarios que realmente están interesados en recibir comunicaciones. Por ello, cada vez que alguien envíe un formulario de suscripción, inmediatamente después recibirá un correo electrónico de confirmación para aceptar, o rechazar, la suscripción. También, la doble confirmación o doble opt-in es positivo desde el punto de vista de la empresa: los suscriptores realmente son personas interesadas en nuestro negocio y por tanto, estarán más receptivos ante nuestras acciones comerciales.

Cómo configurar el doble opt-in en Zoho Campaigns

En primer lugar, seguro que se pregunta…¿Es obligatorio configurar el doble opt-in o doble validación? La respuesta es no. No es obligatorio, pero sí recomendado, para garantizar que tenemos listas de suscriptores de calidad, con usuarios realmente interesados en lo que ofrecemos y que, por tanto, estarán más interesados en nuestros servicios. Por ello, vamos a aprender a crear un formulario de consentimiento en Zoho Campaigns.

Cómo crear un email de consentimiento en Zoho Campaigns

Al crear un formulario de contacto en su web, usted necesita recibir la confirmación de sus suscriptores para recibir comunicaciones. Siga estos pasos para crear un formulario de consentimiento.:

  • Acceda a Zoho Campaigns
  • Pulse en “Contactos” -> “Administrar temas”
    Zoho Campaigns le ayuda con la RGPD
  • Ahora, pulsamos el botón superior verde “Crear correo electrónico de consentimiento” y elegimos el tipo de correo:
    Zoho Campaigns le ayuda con la RGPDHay 3 tipos:

    • Correo electrónico de consentimiento instantáneo., Elija esta opción si quiere enviar un correo electrónico de consentimiento justo cuando se unan a la lista de correo de nuestra empresa. Tiene como punto positivo que podemos configurar un correo de consentimiento que se envíe automáticamente cada vez que un usuario se una a una de nuestras listas de correo.
    • Correo electrónico de consentimiento recurrente. Escoja esta opción si desea enviar el correo de consentimiento a intervalos fijos. Es recurrente porque se enviará regularmente a intervalos salvo que se detengan o pause.
    • Correo electrónico de consentimiento estándar. Esta opción es la que más se asemeje a un correo electrónico normal único. Esta opción no es recurrente, por lo que tendrá que crearlo cada vez que quiera enviar un correo de consentimiento a alguna de sus listas de contactos.
  • Agregue detalles básicos para el email de consentimiento
    Zoho Campaigns le ayuda con la RGPD
    En esta pantalla, tendrá que definir:

    • El nombre o asunto del correo electrónico de consentimiento.
    • Decida si enviar el correo a todas las listas de Campaigns, o a una lista determinada.
    • Elija cómo quiere obtener el consentimiento:
      • Zoho Campaigns: Si escoge esta opción, y usa una plantilla predeterminada, las opciones de aceptación y denegación se agregan automáticamente. Si escogiese otra plantilla, tendría que añadir manualmente las opciones de aceptación y rechazo.
      • Formulario de Zoho CRM: Con esta opción, enviamos el formulario de consentimiento a los contactos que hemos sincronizado desde el CRM. Como en el caso anterior, tendremos que agregar manualmente las etiquetas de aceptación, y rechazo, en caso de que escojamos una plantilla que no sea predeterminada. Sólo podrá elegir esta opción cuando haya habilitado la opción de cumplimiento en Zoho CRM. El consentimiento obtenido se actualizará solamente en Zoho CRM.
    • Finalmente, pulse en “Crear”.

Encontrará más casos y posibilidades dentro de la página de Zoho.

Procese los datos personales acorde a la base legal correcta

Usted puede procesar los datos de sus suscriptores para cumplir con uno o varios objetivos. No obstante, para estar al día con el cumplimiento de la RGPD, hay que definir adecuadamente la base legal para cada uno de los propósitos. Zoho Campaigns actualmente permite procesar datos en virtud de una de las siguientes bases legales:

  • Consentimiento obligatorio
  • Obligación legal
  • Interés legítimo
  • Tareas públicas
  • Interés vital

Dependiendo de la base legal que sea, varía la forma en la que recopila y manipula los datos personales.

Consiga consentimiento explícito antes de enviar comunicaciones por email

Recomendamos enviar correos electrónicos de consentimiento antes de enviar los primeros correos de marketing o comunicaciones comerciales. Así, sabemos que sólo enviamos comunicaciones a aquellos usuarios que nos han otorgado el consentimiento explícito.

De todos modos, Zoho Campaigns permite a los suscriptores cancelar o retirar su consentimiento en cualquier momento.

Sus suscriptores deciden qué contenidos reciben

Si agrega una etiqueta con las preferencias del suscriptor, al pulsar en dicho enlace, el suscriptor decidirá qué tipo de contenidos puede recibir por email. De este modo, podremos segmentar a sus suscriptores por sus preferencias, y enviar campañas orientadas hacia sus preferencias.

Todo tipo de facilidades para sus suscriptores

Acorde la normativa impuesta por la RGPD, los usuarios tienen pleno control sobre sus datos.

  • Los usuarios pueden actualizar sus datos. Si insertamos una etiqueta de actualizar datos, al pulsar en ella, cualquier suscriptor puede editar sus datos.
  • También, pueden eliminar sus datos. En el pie de página de las suscripciones, existe un botón de “cancelar suscripción”.Además de cancelar la recepción de correos, se incluye también la opción para eliminar los datos personales.

Si tiene dudas para configurar correctamente Zoho Campaigns, le recomendamos que contacte directamente, sin compromiso, con nuestros consultores experimentados. Podrá hacerlo desde nuestro formulario de contacto

Más información y demo | Zoho Campaigns